By Fiona Wang • 30 July, 2020

如何在HubSpot中分配角色及团队

本文详细介绍如何合理运用HubSpot中的“团队(Teams)”及“用户角色(Roles)”功能,组建有效的结构,令每一个团队成员都能获得与其职务相应的数据权限。

如果企业部门较多,并且分布在不同地域(不论是国内还是全球范围内),要维持一个条理清晰的数据端口往往很难。幸运的是,只要合理运用HubSpot中的“团队(Teams)”及“用户角色(Roles)”功能,你就可以组建起有效的结构,不但保证业务数据的质量及状态稳定,同时每一个团队成员都能获得与其职务相应的数据权限。

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HubSpot中的“团队”是什么?

HubSpot中的“团队”功能让你能从组织结构角度出发,对你们的用户进行相应分类。你可以在HubSpot平台系统中建立一个团队架构,把团队间的主从关系整理清楚。比如,你的业务涉及全球,你的主团队可以用总公司命名。同时,子团队用不同地域来命名,团队中的“用户角色”也相应不同。

如何创建“团队”?

首先你需要以主从关系创建一个组织架构,由一个总团队(母团队)来领导下面的分支团队(子团队)。直接去“设置”(setting)页面,点击“用户与团队” (Users & Teams),再选择“团队”(Teams)。一旦你创建了母团队,你可以在其下重复以上步骤来创建下面的子团队。

创建这些团队意味着,你可能会针对团队中某些成员或者整个团队成员某些特定联系人给出相应的“联络许可”或者其它授权。包括:

  • 查看许可-团队成员可以在HubSpot账户中查看哪些联系人?这个许可权限分这几级:查看所有(如:母团队),只允许团队查看(如:某子团队),只允许联系人所有者查看(创建联系人的团队成员)。
  • 沟通许可-团队成员可以通过邮件、电话或者在线会议预约联络哪些联系人?针对这个许可权限,你可以选择:所有沟通、只允许团队沟通,只允许联系人所有者沟通,或者不允许沟通。
  • 编辑许可-团队成员可以编辑哪些联系人或者公司属性?针对这个许可权限,你可以选择:所有人、只允许团队编辑、只允许联系人所有者编辑、或者不允许编辑。

在团队内分派用户角色

一旦你建立了整体的主从关系的团队架构,你就可以将用户加进每个团队,并且给用户分派合适的角色。你只需要进入“设置”(setting)页面,点击“用户与团队” (Users & Teams),再选择“角色”(Roles)。

用户角色可以帮忙在HubSpot中为不同职能间建立统一性,同时也赋予每个员工相应的许可权限级别。你不需要为某用户单独设置各种复杂的许可权限,只要给他/她分派一个角色,该角色自然会规定他/她在HubSpot平台各个工具导航?如联系人、营销工具、销售工具、客服工具、行政工具的权限。

比如说,你希望某员工可以负责创建和编辑网页但又不希望他/她能看到CRM纪录。这就跟之前提到的许可权限相关,你可以在HubSpot内设置给某个团队单独关于联系人的“查看、编辑、沟通”的许可权限。

合理地设置这些角色很重要,可以根据公司不同职责设立不同的用户角色。注意一定要根据公司的业务合理设置及创建用户角色。比如,你可以考虑以下角色类型:行政、营销、销售、区域、分销商和代理商。

如何使用“角色”及“团队”功能?

正如之前所说,有一些公司出于业务考虑会比较介意用户可以接触到HubSpot内的所有数据。以下是三种划分角色及团队的方法:

根据联系人

很多公司按照区域划分营销团队,比较担心的问题是非本区域内的营销人员使用区域内联系人的情况。在团队内设置好角色就可以避免相关人员查看、编辑或者沟通非本区域内的联系人。这样,联系人或者潜在客户就不会重复收到不同来源的营销材料从而产生疑惑。

根据销售对象清单

你肯定也不希望不同的销售代表跟同一个销售线索保持单线沟通。因为“沟通”许可权限只能开放给一对一的邮件,那么建立潜在客户的清单就可以帮助你将销售对象分配给有沟通需求的团队。用户将只能看到被分配给其团队/角色的清单。

根据内容

在HubSpot中根据营销内容划分将保证用户只能看到跟他们相关的内容。以下HubSpot工具都可以设置相应的许可权限:登陆页面、网页、博客、营销邮件、表格和行为召唤。

为什么要使用HubSpot“团队”及“角色”?

良好安排用户“角色”及“团队”可以避免职能重叠的部门或者区域部门将邮件或其它沟通信息发给自己职能或区域外的联系人。同样,这也可以最大化减少在同部门或区域内重复内容的错误。最重要的是,“角色”和“团队”可以保证你的平台数据干净有序,并且每个人都专注于自己手头应该完成的工作。

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如果有更多关于“团队”及“角色”的细节疑问,或者其它关于HubSpot的问题,欢迎随时联系六趣传媒。我们的集客式营销专家将为你答疑解惑、并乐意分享更多集客式营销诀窍!

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